Wie können Sie Zahlungsbedingungen standardisieren, Working Capital optimieren und dabei Lieferanten mitnehmen, um Einkaufskosten nachhaltig zu senken?

Das Thema Zahlungsbedingungen bietet doppeltes Konfliktpotential: intern zwischen Einkauf und Finanzen, extern zwischen Einkauf und Lieferanten. Daher gilt es, die richtige Balance zwischen Vorgaben und Verhandlungen, Ausdehnungen und Preissenkungen sowie unmittelbaren Einkaufskosten und Working Capital zu finden. Meist steht der Einkauf in der Mitte dieser Interessen; regelmäßig müssen in den Preisverhandlungen Zahlungsziele thematisiert werden – da ist der Konflikt vorprogrammiert. Gleichzeitig hat der Einkauf stets das Ziel, die Kosten für bezogene Waren im Griff zu behalten, wenn nicht sogar stetig zu reduzieren. Aus diesem Grund haben wir Zahlungsbedingungen analysiert und Möglichkeiten identifiziert, wie der Einkauf dieses Thema systematisch und gewinnbringend einsetzen kann.

Die Fragestellung

Gibt es eine Lösung für standardisierte Zahlungsziele, die einerseits für Lieferanten fair und nachvollziehbar sind und andererseits gleichzeitig Working Capital und Einkaufskosten optimieren?
Wir haben mit vielen Unternehmen und in diversen Branchen aktuelle Zielsetzungen und Vorgehensweisen zum Thema Zahlungsziele analysiert, die Vor- und Nachteile für einkaufende Unternehmen und Lieferanten bewertet und eine Lösung – die nächste Generation der Zahlungsbedingung – entwickelt.

Problembereich 1: Lange Zahlungsziele

Werden lange Zahlungsziele durchgesetzt, bedeutet das hohe Vorfinanzierungskosten für die Lieferanten. Da die meisten Lieferanten kleiner und strukturell schwächer als ihre Kunden sind, bedeutet das, dass innerhalb der Lieferkette die Unternehmen mit den höchsten Finanzierungskosten einen langen Zeitraum finanzieren müssen. Diese hohen Kosten müssen mittel- bis langfristig im Produkt eingepreist und weitergegeben werden. Lange Zahlungsziele führen also mittelfristig zu höheren Einkaufskosten. Zusätzlich ergeben sich für Lieferanten oft Einschränkungen bei neuen Angeboten und Wachstum, da der Zugang zu kurzfristiger Liquidität erschwert ist oder Limits bei Warenkreditversicherungen überschritten werden. Gleichzeitig führt eine Kampagne zur Ausdehnung von Zahlungszielen meist dazu, dass der Einkauf den Lieferanten ein Zahlungsziel „aufzwingen“ muss – diese zusätzliche Forderung birgt ein hohes Konfliktpotential und erschwert die Verhandlungsposition des Einkaufs für bessere Preise. Besonders deutlich werden die Preisnachteile durch lange Zahlungsziele bei Unternehmen, die ihre Zahlungsbedingungen über bestehende Branchen-Standards hinaus ausdehnen.

Problembereich 2: Kurze Zahlungsziele

Werden kurze Zahlungsziele gewährt, geben Lieferanten die Ersparnisse an Finanzierungskosten in der Regel nicht in Form von besseren Preisen an die Kunden weiter. Gegebenenfalls kann einmalig eine Einkaufskostensenkung erzielt werden, doch schon in der nächsten Verhandlungsrunde ist das neue, kurze Zahlungsziel der Standard und die Ausgangssituation der Verhandlung. So können insbesondere Zahlungsziele unter bestehenden Branchenstandards meist nicht in bessere Preise umgesetzt werden. Auch Skonto kann das Problem nicht lösen, da dieser bei wiederkehrender Beschaffung in der Einkaufs-Verkaufs-Verhandlung wie eine zusätzliche Einkaufskondition eingepreist wird. Außerdem können unternehmensintern kurze Zahlungsziele heute meist nicht umgesetzt werden, da klar definierte interne Vorgaben bezüglich Mindestzahlungszielen oder Maßnahmen zur Verlängerung von Zahlungszielen und zur Optimierung von Working Capital dem entgegenstehen.

Erfolgskriterien für eine Lösung

Nach der gemeinsamen Problemanalyse haben wir uns bei der Lösungsentwicklung an den drei zentralen Fragen unserer Kunden orientiert:

• Wie kann ich längere Zahlungsziele zur Optimierung von Working Capital bei meinen Lieferanten durchsetzen bzw. aus einem neuen Zahlungsziel sogar ein positives Argument entwickeln?
• Wie kann ich die Einkaufskosten in Partnerschaft mit meinen Lieferanten wiederkehrend senken?
• Wie kann ich die Beziehung zu strategischen Lieferanten stärken und diese näher an das eigene Unternehmen binden?

Lösung: Dynamic Payment Terms

Dynamic Payment Terms sind die nächste Generation der Zahlungsbedingung zur Optimierung von Working Capital und Einkaufskosten innerhalb der Lieferkette. Lieferanten erhalten in der Verhandlung ein Basis-Zahlungsziel (z.B. 30, 45 oder 60 Tage auf Basis interner Vorgaben und marktüblichen Branchen-Standards) – zusätzlich jedoch die Option der vorzeitigen Zahlung. Diese Zahlungsbedingung bedeutet für Lieferanten eine positive Veränderung: zum ersten Mal können sie selbst bestimmen, wann eine Rechnung bezahlt wird. Dafür gewähren sie nachträglich zur Einkaufs-Verkaufs-Verhandlung markt-basierte Discounts für die vorzeitige Zahlung einer Rechnung. Das ist attraktiv für beide Seiten, weil Unterschiede bei den Finanzierungskosten in der Lieferkette genutzt werden. Lieferanten erhalten also eine neue, attraktive Option, die sie flexibel einsetzen und steuern können.

Dynamic Payment Terms kombinieren für den Einkauf drei Vorteile:

• Die neue Zahlungsbedingung optimiert das Working Capital – ist jedoch gleichzeitig für Lieferanten fair und nachvollziehbar. Sie kann sogar als positives Argument in der Verhandlung eingesetzt werden. Dies führt zu einer einfacheren Umsetzung und besseren Ergebnissen.
• Das einkaufende Unternehmen erhält von seinen Lieferanten wiederkehrende Discounts für die vorzeitige Zahlung von Rechnungen. Diese entstehen markt-basiert aus der nachträglichen Finanzoptimierung und werden daher nicht in der Einkaufs-Verkaufs-Verhandlung eingepreist.
• Es entsteht ein strategischer Wettbewerbsvorteil: eine engere Bindung von Lieferanten bei gleichzeitiger Eliminierung von Komplexität und Risiken, indem Abhängigkeiten von Banken und anderen Finanzdienstleistern reduziert werden.

Umsetzung durch digitale Innovation

Die Einführung und Umsetzung erfolgt wie bei einer normalen Zahlungsbedingung – die Abwicklung der vorzeitigen Zahlung wird voll-automatisiert in die bestehen ERP-Systeme und Zahlwege integriert. Standardisierte Basis-Zahlungsziele werden definiert und für ausgewählte Lieferantengruppen festgelegt. Nach erfolgreicher Verhandlung werden diese Zahlungsbedingungen im internen System hinterlegt und sofort erhält der jeweilige Lieferant Zugang zu einer digitalen Plattform, auf der er seine eigenen Rechnungen sieht und für die vorzeitige Zahlung pro Rechnung einen Abschlag bieten kann. Erfolgreiche Gebote werden im nächsten Zahllauf gezahlt. Die Umsetzung, die Abwicklung und die Dokumentation erfolgen automatisiert und ohne zusätzlichen Aufwand für das einkaufende Unternehmen oder die Lieferanten.

Durch die direkte Verbindung zwischen einkaufenden Unternehmen und ihren Lieferanten entsteht die Möglichkeit einer neuen Generation von Zahlungsbedingungen: cflox Dynamic Payment Terms. Gemeinsam können die Finanzierungskosten, das Working Capital und die Einkaufskosten innerhalb der Lieferkette optimiert werden. Mit Vorteilen auf beiden Seiten. Ein echter Win-Win.